Dossiers completos
Cada documento de identificação, comprovante, contrato e certificado é registrado com seus próprios dados. Nada fica como uma digitalização isolada, sem que se saiba se está faltando.
Recursos humanos
Arquivos completos, sempre passíveis de auditoria.
Documentos de identificação, comprovantes, contratos de trabalho e certificados passam a fazer parte do arquivo de cada pessoa.
O ClicScan os lê, extrai o tipo de documento, o nome e as datas importantes e cria um arquivo que é revisado por dado, e não por pasta.
Exemplo: O ClicScan processa um documento de identificação do funcionário (employee_name) Jordan Rivera e extrai o tipo de documento, a data de emissão 2023-04-11 e a data de validade 2027-04-11, cada campo com seu nível de confiança; a data de validade é marcada para revisão.
O problema
O dossiê parece estar completo até que alguém o abra
Um novo funcionário entrega seu documento de identidade, um comprovante de endereço, o contrato assinado e algum certificado. Alguém verifica cada arquivo digitalizado para confirmar se estão todos presentes e se são legíveis, e digita manualmente o nome, o tipo de documento de identidade e as datas na folha ou no sistema onde o arquivo é registrado. Uma digitalização borrada ou um documento que faltava passa despercebido, e o processo parece completo até que alguém o abra de verdade.
Os processos se acumulam como pastas com digitalizações avulsas, uma por pessoa. A data de validade de um documento de identificação ou certificado fica como texto dentro de uma imagem, invisível para qualquer sistema até que alguém a leia a olho nu. Quando chega uma auditoria ou uma época de renovações, revisar arquivo por arquivo para saber quem está prestes a ter o documento vencido leva dias, e encontrar um documento específico entre centenas de pastas significa abri-las uma a uma, em vez de procurá-lo por meio de seu próprio dado.
Um dia com o ClicScan
Uma manhã na equipe de recursos humanos
É assim que se parece uma manhã em que a montagem de um dossiê deixa de ocultar seus dados. O cenário é ilustrativo: os documentos e os números são meramente exemplificativos.
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09h00
Chegaram os documentos dos novos alunos
Documentos de identificação, comprovantes, contratos assinados e certificados da última remessa de receitas estão guardados na pasta trancada da equipe. Ninguém os abriu ainda.
22 documentos na fila -
09h05
O ClicScan os processa sozinho
Cada arquivo é classificado por tipo de documento; são extraídos o nome, o tipo de identificação e as datas de emissão e validade, e ele é renomeado com esses dados. Sem modelos por tipo, sem que ninguém precise levantar um dedo.
classifica · extrai · renomeia -
09h15
A equipe verifica apenas o que foi marcado
A maioria foi aprovada com nota alta. Algumas datas de vencimento pouco claras foram marcadas para revisão. A coordenadora confirmará apenas essas antes de encerrar o processo.
3 campos para revisão -
09h25
O processo está completo e pode ser consultado
Cada documento é inserido no repositório com seus dados, vinculado à pessoa correta. O arquivo responde às perguntas com base nos dados, sem que ninguém precise abrir cada documento individualmente.
dossiê atualizado
Antes, montar o arquivo de cada admissão levava a manhã inteira, entre pastas. A diferença não é arquivar mais rápido: é que agora o arquivo responde a perguntas.
O percurso
Do documento ao arquivo, sem digitalização
Um documento é recebido no sistema em que você já trabalha. O núcleo de IA o classifica, extrai seus dados e avalia o nível de confiança de cada campo. O resultado é enviado para o repositório de sua escolha.
O documento é recebido por meio de multifuncional, scanner, e-mail ou upload na web; o núcleo de IA do ClicScan o classifica, extrai seus dados e avalia a confiabilidade de cada campo, combinando os modelos Claude, Gemini, OpenAI e DeepSeek; o resultado é enviado para o destino de sua escolha: SharePoint, OneDrive, webhook ou e-mail.
O arquivo renomeado e seus dados são exportados nos formatos CSV, XML ou JSON para o repositório, onde sua equipe os busca — por dado, não por pasta.
O que o ClicScan extrai
Uma identificação, em campos nos quais você pode pesquisar
Cada campo vem com seu próprio nível de confiança. Os que ultrapassam o limite são arquivados diretamente no prossesso; os duvidosos são marcados para que outra pessoa os confirme.
Exemplo: a partir de um documento de identificação de Jordan Rivera, o ClicScan extrai o tipo de documento, o nome, o tipo de identificação e as datas de emissão e validade, cada campo com seu nível de confiança; a data de validade é marcada para revisão.
Benefícios
O que muda na sua operação
Alertas de vencimento visíveis em seus sistemas
O campo “expiry_date” é exibido, pronto para que seu sistema ou sua agenda acione o alerta que você precisar. Pare de ficar escondido dentro de uma imagem.
Integração sem documentos perdidos
Cada documento de um novo registro é classificado e renomeado automaticamente. Ninguém precisa se preocupar com uma digitalização desfocada nem confirmar manualmente se o arquivo está completo.
Auditorias sem pânico
As buscas são feitas por tipo de documento de identificação, data de emissão ou validade, e não por pasta. O processo responde antes mesmo que a auditoria termine de fazer a pergunta.
Perguntas frequentes
O que costumam nos perguntar no departamento de recursos humanos
O sistema identifica documentos vencidos?
O ClicScan extrai a data de validade (expiry_date) como mais um campo da identificação ou do certificado, com seu próprio nível de confiança, exatamente como consta impresso no documento. O que o ClicScan não faz é avisar você por conta própria quando essa data se aproxima ou chega ao fim: ele não envia alertas nem notificações. Essa informação fica disponível como um campo estruturado para que seu sistema, sua agenda ou seu processo de RH envie o aviso necessário, no momento e pelo canal que você definir.
Que tipos de documentos de identificação ele aceita?
O ClicScan reconhece documentos de identificação oficiais em geral — passaportes, carteiras de identidade, carteiras de habilitação — sem depender de um modelo fixo por país ou por formato. Você define em seu catálogo de tipos de documentos quais documentos de identificação espera receber e quais campos são importantes em cada um deles, como national_id_type ou a data de validade. Quando um documento não atinge o nível de confiabilidade esperado, ele é marcado para revisão humana, em vez de ser considerado válido.
Como os dados pessoais são protegidos?
Os documentos de cada arquivo são transmitidos criptografados e armazenados criptografados. Cada organização vê apenas o que lhe pertence: o isolamento entre contas é rigoroso, sem exceções, e um registro mantém um histórico de quem viu o quê e quando, o que é útil no caso de uma auditoria questionar o que aconteceu com o arquivo de uma pessoa. Você escolhe para qual conector e para qual destino os dados são enviados; eles não vão para nenhum lugar que você não tenha configurado. O ClicScan trata as informações pessoais de cada colaborador com essa mesma discrição.
Que nenhum processo fique pela metade.
Agende uma demonstração e veja seus próprios documentos de RH transformados em dados.