Dossiers complets
Chaque pièce d'identité, justificatif, contrat et certificat est enregistré avec ses propres données. Rien ne reste sous forme de simple scan isolé dont personne ne sait s'il manque.
Ressources humaines
Des dossiers complets, toujours vérifiables.
Les pièces d'identité, les justificatifs, les contrats de travail et les attestations sont intégrés au dossier de chaque personne.
ClicScan les lit, extrait le type de document, le nom et les dates clés, puis constitue un dossier qui est consulté par donnée et non par dossier.
Exemple : ClicScan traite une pièce d'identité d'un employé (employee_name) Jordan Rivera et extrait le type de document, la date de délivrance 11/04/2023 et la date d'expiration 11/04/2027, chaque champ étant associé à son niveau de confiance ; la date d'expiration est marquée pour vérification.
Le problème
Le dossier semble complet jusqu'à ce que quelqu'un l'ouvre
Un nouveau venu remet sa pièce d’identité, un justificatif de domicile, le contrat signé et un certificat. Quelqu’un vérifie chaque fichier numérisé pour s’assurer qu’ils sont tous présents et lisibles, puis saisit manuellement le nom, le type de pièce d’identité et les dates sur la feuille ou dans le système où est enregistré le dossier. Une numérisation floue ou un document manquant passe inaperçu, et le dossier semble complet jusqu’à ce que quelqu’un l’ouvre réellement.
Les dossiers s'accumulent sous forme de chemises contenant des documents numérisés séparés, à raison d'un par personne. La date d'expiration d'une pièce d'identité ou d'un certificat figure sous forme de texte à l'intérieur d'une image, invisible pour tout système jusqu'à ce que quelqu'un la lise à l'œil nu. Lorsqu'un audit ou une période de renouvellement arrive, passer en revue chaque dossier pour savoir lesquels sont sur le point d'expirer prend plusieurs jours, et trouver un document spécifique parmi des centaines de dossiers implique de les ouvrir un par un, sans pouvoir le rechercher à partir de ses propres données.
Une journée avec ClicScan
Une matinée au sein d'une équipe des ressources humaines
Voici à quoi ressemble une matinée où la constitution d'un dossier ne permet plus de dissimuler les données. Le scénario est illustratif : les documents et les chiffres sont donnés à titre d'exemple.
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09 h 00
Les documents relatifs aux nouvelles admissions sont arrivés
Les pièces d'identité, les justificatifs, les contrats signés et les attestations de la dernière série de versements attendent dans le dossier sous clé de l'équipe. Personne ne les a encore ouverts.
22 documents en attente -
09 h 05
ClicScan les traite automatiquement
Chaque fichier est classé par type de document ; on en extrait le nom, le type d'identifiant ainsi que les dates d'émission et d'expiration, puis il est renommé en fonction de ces informations. Sans modèle par type, sans que personne n'ait à lever le petit doigt.
trier · extraire · renommer -
09 h 15
L'équipe ne vérifie que ce qui a été coché
La plupart ont été validées sans problème. Quelques dates d'échéance peu claires ont été mises de côté pour être réexaminées. La coordinatrice ne vérifiera que celles-ci avant de clore le dossier.
3 champs à vérifier -
09 h 25
Le dossier est désormais complet et consultable
Chaque document est enregistré dans la base de données avec ses informations, et associé à la bonne personne. Le dossier répond aux questions à partir de ces informations, sans que personne ait à ouvrir chaque document un par un.
dossier mis à jour
Avant, la constitution du dossier de chaque admission prenait toute la matinée, entre les classeurs. La différence ne réside pas dans le fait que l'archivage soit plus rapide : c'est que le dossier apporte désormais des réponses aux questions.
Le parcours
Du document au dossier, sans saisie
Un document arrive là où vous travaillez déjà. Le noyau d'IA le classe, en extrait les données et évalue le niveau de confiance de chaque champ. Le résultat est transmis vers le référentiel de votre choix.
Le document est importé via une imprimante multifonction, un scanner, un e-mail ou un téléchargement depuis le Web ; le noyau d’IA de ClicScan le classe, en extrait les données et évalue le niveau de confiance de chaque champ, en orchestrant les modèles Claude, Gemini, OpenAI et DeepSeek ; le résultat est ensuite envoyé vers la destination de votre choix : SharePoint, OneDrive, un webhook ou un e-mail.
Le dossier renommé et ses données sont exportés au format CSV, XML ou JSON vers le référentiel où votre équipe peut les retrouver — par donnée, et non par dossier.
Ce que ClicScan extrait
Une identification, dans les champs que vous pouvez rechercher
Chaque champ est associé à un niveau de confiance. Ceux qui dépassent le seuil sont directement archivés dans le dossier ; les cas douteux sont signalés afin qu'une autre personne puisse les valider.
Exemple : à partir d'une pièce d'identité de Jordan Rivera, ClicScan extrait le type de document, le nom, le type de pièce d'identité ainsi que les dates de délivrance et d'expiration, chaque champ étant associé à son niveau de confiance ; la date d'expiration est marquée pour vérification.
Avantages
Ce qui change dans votre exploitation
Alertes d'échéance visibles dans vos systèmes
Le champ « expiry_date » s'affiche, prêt à être utilisé par votre système ou votre calendrier pour déclencher l'alerte dont vous avez besoin. Ne restez plus caché derrière une image.
Intégration sans documents égarés
Chaque document d'une nouvelle admission est classé et renommé automatiquement. Personne n'a à s'occuper d'une numérisation floue ni à vérifier manuellement si le dossier est complet.
Les audits, sans panique
Vous effectuez une recherche par type de pièce d'identité, date d'émission ou date d'expiration, et non par dossier. Le dossier répond avant même que l'audit n'ait fini de poser ses questions.
Foire aux questions
Ce qu'on nous demande souvent aux ressources humaines
Détecte-t-il les documents périmés ?
ClicScan extrait la date d'expiration (« expiry_date ») en tant que champ supplémentaire de l'identifiant ou du certificat, avec son propre niveau de confiance, tel qu'il apparaît imprimé sur le document. Ce que ClicScan ne fait pas, c'est vous avertir de sa propre initiative lorsque cette date approche ou est atteinte : il n'envoie ni alertes ni notifications. Cette information est disponible sous forme de champ structuré afin que votre système, votre agenda ou votre processus RH puisse déclencher l'alerte dont vous avez besoin, au moment et par le canal que vous définissez.
Quels types de pièces d'identité lit-il ?
ClicScan reconnaît les pièces d'identité officielles en général — passeports, cartes d'identité nationales, permis de conduire — sans s'appuyer sur un modèle fixe par pays ou par format. C'est vous qui définissez dans votre catalogue de types de documents quels documents d'identité vous vous attendez à recevoir et quels champs sont importants pour chacun d'entre eux, comme le type d'identifiant national (national_id_type) ou la date d'expiration. Lorsqu'un document n'atteint pas le seuil de confiance attendu, il est marqué pour être vérifié par un humain au lieu d'être considéré comme validé.
Comment les données à caractère personnel sont-elles protégées ?
Les documents de chaque dossier sont transmis sous forme chiffrée et stockés sous forme chiffrée. Chaque organisation ne voit que ce qui la concerne : l'isolation entre les comptes est stricte, sans exception, et un journal d'activité enregistre qui a consulté quoi et quand, ce qui s'avère utile le jour où un audit demandera ce qu'il est advenu du dossier d'une personne. C’est vous qui choisissez vers quel connecteur et vers quelle destination les données sont transmises ; elles ne vont nulle part ailleurs que là où vous l’avez configuré. ClicScan traite les informations personnelles de chaque collaborateur avec cette même discrétion.
Aucun dossier ne doit rester en suspens.
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