Fermeture plus rapide
Les données arrivent dès le matin. La clôture n'attend plus que quelqu'un ait fini de saisir les données et se poursuit avec les informations déjà prêtes.
Comptabilité et finances
Une comptabilité à jour, sans avoir à saisir une seule facture.
Les factures, les reçus et les relevés de compte sont transformés en données structurées en quelques secondes.
ClicScan les lit, extrait les informations relatives au fournisseur, au numéro de facture, aux taxes et au montant, puis les transmet à votre logiciel de comptabilité — sans aucune saisie manuelle.
Exemple : ClicScan traite une facture de Global Supplies Co. et en extrait le fournisseur, le numéro de facture INV-4820, le montant total de 4 820,00 USD et la date d'échéance 01/08/2026, chaque champ étant associé à son niveau de confiance ; la date d'échéance est marquée pour vérification.
Le problème
La fermeture attend toujours que quelqu'un ait fini de taper
Les factures affluent de toutes parts : un PDF par e-mail, un reçu numérisé, un relevé de compte téléchargé depuis un portail, chaque fournisseur ayant son propre format. Quelqu’un ouvre chaque fichier et saisit manuellement le nom du fournisseur, le numéro de référence, les taxes et le montant dans le système de comptabilité, ligne par ligne. Un chiffre inversé se traduit par un paiement erroné ou une facture en double, et à la fin du mois, la pile grandit plus vite qu’on ne parvient à la saisir. La clôture n’attend pas les comptes : elle attend que quelqu’un ait fini de les saisir.
Les modèles et l’OCR rigide ne résolvent pas le problème, ils ne font que le déplacer : dès qu’un fournisseur modifie la mise en page de sa facture, la règle qui fonctionnait ne reconnaît plus les champs et il faut la refaire. De ce fait, , l’équipe consacre son temps à la saisie plutôt qu’à la vérification des exceptions et au rapprochement des comptes. Le coût ne se limite pas aux heures de travail : il s’agit aussi des fautes de frappe, des paiements en double et d’une clôture qui, mois après mois, est retardée par un goulot d’étranglement qui n’a rien à voir avec la comptabilité en soi.
Une journée avec ClicScan
Une matinée au sein d'une équipe chargée des comptes fournisseurs
Voici à quoi ressemble une matinée où la saisie n'est plus l'affaire de personne. Le scénario est donné à titre d'exemple : les documents et les chiffres sont fictifs.
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08 h 00
Les documents de la nuit arrivent
Depuis hier, des factures et des relevés sont arrivés dans le dossier surveillé et dans la boîte mail de l' équipe. Personne ne les a encore ouverts.
63 documents en attente -
08 h 05
ClicScan les traite automatiquement
Chaque fichier est classé, les informations relatives au fournisseur, au numéro de référence, aux taxes et au montant sont extraites, puis le fichier est renommé en fonction de ces données. Pas besoin de modèles par fournisseur, et personne n'a à lever le petit doigt.
trier · extraire · renommer -
08 h 20
L'équipe ne vérifie que ce qui a été coché
La plupart ont été validés sans problème. Quelques champs ont été signalés pour vérification : un total flou, un numéro d'identification fiscale en contre-jour. L'analyste ne vérifie que ceux-là.
5 champs à vérifier -
08 h 35
Les données sont enregistrées dans les comptes
Le lot est exporté au format CSV vers le système dans lequel l'équipe tient sa comptabilité, chaque document étant renommé et joint. La saisie du matin a été terminée avant le premier café.
lot livré
Avant, ce même matin, on passait son temps à saisir des factures jusqu’à midi. La différence ne réside pas dans la vitesse des doigts : c’est que la saisie ne mobilise plus de personnel.
Le parcours
De la facture à la comptabilisation, sans intervention manuelle
Une facture arrive via votre environnement de travail habituel. Le noyau d'IA la classe, en extrait les données et évalue le niveau de fiabilité de chaque champ. Le résultat est transmis à la destination de votre choix.
La facture est reçue via une imprimante multifonction, un scanner, un e-mail ou un téléchargement depuis le Web ; le noyau d'IA de ClicScan la classe, en extrait les données et évalue la fiabilité de chaque champ, en orchestrant les modèles Claude, Gemini, OpenAI et DeepSeek ; le résultat est envoyé vers la destination de votre choix : webhook, Google Drive, SharePoint ou e-mail.
Vos données sont exportées au format CSV, XML ou JSON vers le système dans lequel vous gérez votre comptabilité — le fichier renommé est toujours joint à ces données, et la saisie manuelle n'est plus nécessaire.
Ce que ClicScan extrait
Les champs d'une facture, déjà dans les données
Chaque champ est associé à un niveau de confiance. Ceux qui dépassent le seuil sont directement transférés vers vos comptes ; les doutes sont signalés afin qu'une autre personne puisse les valider.
Exemple : à partir d'une facture de Global Supplies Co., ClicScan extrait le nom du fournisseur, le numéro de facture, le numéro d'identification fiscale, les dates d'émission et d'échéance, le sous-total, la taxe et le total en dollars, chaque champ étant associé à son niveau de confiance ; le numéro d'identification fiscale est marqué pour vérification.
Avantages
Ce qui change dans votre exploitation
Aucune saisie manuelle
Le nom du fournisseur, le numéro de référence, les taxes et le montant sont automatiquement enregistrés dans le système où vous gérez votre comptabilité. Plus personne n'a besoin de retranscrire une facture à la main.
Moins de fautes de frappe
Chaque champ a son propre niveau de fiabilité. Les montants flous sont signalés séparément avant d'affecter vos comptes, au lieu de se glisser parmi les chiffres mal saisis.
Fichier cohérent
Chaque document est renommé en fonction de ses propres informations. Vous pouvez retrouver n'importe quelle facture par fournisseur, numéro de référence ou date, et non pas par un nom générique qui ne veut rien dire.
Foire aux questions
Les questions qui nous sont souvent posées dans le domaine de la finance
Est-ce que cela s'intègre à mon ERP ?
ClicScan fournit les données dans le format attendu par votre système — CSV, XML ou JSON — et les transfère via le connecteur de votre choix : e-mail, SFTP/FTP, webhook, OneDrive, Google Drive ou SharePoint. À partir de là, votre ERP ou votre processus interne récupère les données sans saisie manuelle. Nous ne nous connectons pas à votre ERP par son nom et ne dépendons pas d’une intégration propriétaire : nous générons un fichier structuré et le plaçons là où votre système peut le récupérer. Vous choisissez le connecteur et le format lors de la configuration de votre compte, et ClicScan y dépose automatiquement chaque résultat.
ClicScan vérifie-t-il les montants totaux de mes factures ?
ClicScan extrait le sous-total, la taxe et le total sous forme de champs distincts, chacun avec son propre niveau de confiance mesuré lors de l'extraction. Lorsqu'un montant n'atteint pas le seuil attendu, il le marque comme en attente de vérification au lieu de le valider. Ce que ClicScan ne fait pas, c'est valider ces montants par rapport à votre comptabilité ni à un système externe : il fournit les données et signale les éléments douteux, et le rapprochement final est effectué par votre équipe ou votre système. Rien n’est inventé ni présenté comme vrai sans l’être.
Gérez-vous des factures dans plusieurs devises ?
Oui. ClicScan extrait la devise sous forme d'un champ supplémentaire —currency— telle qu'elle apparaît dans le document, ainsi que le montant correspondant. Une facture en dollars et une autre en euros arrivent chacune avec leur devise indiquée, sans que vous ayez à les séparer au préalable. Ce que ClicScan ne fait pas, c’est convertir les taux de change : il fournit le montant et sa devise sous forme de données structurées, et la conversion, si votre opération l’exige, est effectuée par votre système. Chaque champ est associé à son niveau de confiance, comme le reste du processus.
Que la fermeture n'attende personne.
Prenez rendez-vous pour une démonstration et découvrez comment vos propres factures sont transformées en données.