Expedientes completos
Cada identificación, comprobante, contrato y certificado entra con sus datos propios. Nada se queda como un escaneo suelto que nadie sabe si falta.
Recursos humanos
Expedientes completos, siempre auditables.
Identificaciones, comprobantes, contratos laborales y certificados se vuelven datos en el expediente de cada persona.
ClicScan los lee, extrae el tipo de documento, el nombre y las fechas clave, y arma un expediente que se revisa por dato, no por carpeta.
Ejemplo: ClicScan procesa una identificación del empleado (employee_name) Jordan Rivera y extrae el tipo de documento, la fecha de emisión 2023-04-11 y la fecha de vencimiento 2027-04-11, cada campo con su nivel de confianza; el vencimiento queda marcado para revisión.
El problema
El expediente parece completo hasta que alguien lo abre
Un nuevo ingreso entrega su identificación, un comprobante de domicilio, el contrato firmado y algún certificado. Alguien revisa cada archivo escaneado para confirmar que estén todos y sean legibles, y teclea a mano el nombre, el tipo de identificación y las fechas hacia la hoja o el sistema donde se lleva el expediente. Un escaneo borroso o un documento que faltaba se cuela sin que nadie lo note, y el expediente parece completo hasta que alguien lo abre de verdad.
Los expedientes se acumulan como carpetas de escaneos sueltos, uno por persona. La fecha de vencimiento de una identificación o un certificado vive como texto dentro de una imagen, invisible para cualquier sistema hasta que alguien la lee a simple vista. Cuando llega una auditoría o una temporada de renovaciones, revisar expediente por expediente para saber quién está por vencer toma días, y encontrar un documento específico entre cientos de carpetas significa abrirlas una por una, no buscarlo por su propio dato.
Un día con ClicScan
Una mañana en un equipo de recursos humanos
Así se ve una mañana cuando armar un expediente deja de esconder sus datos. El escenario es ilustrativo: los documentos y las cifras son de ejemplo.
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09:00
Llega la documentación de los nuevos ingresos
Identificaciones, comprobantes, contratos firmados y certificados de la última tanda de ingresos esperan en la carpeta vigilada del equipo. Nadie los ha abierto todavía.
22 documentos en cola -
09:05
ClicScan los procesa solos
Cada archivo se clasifica por tipo de documento, se le extraen nombre, tipo de identificación y fechas de emisión y vencimiento, y se renombra con esos datos. Sin plantillas por tipo, sin que nadie mueva un dedo.
clasifica · extrae · renombra -
09:15
El equipo revisa solo lo marcado
La mayoría pasó con confianza alta. Un par de fechas de vencimiento borrosas quedaron marcadas para revisión. La coordinadora confirma solo esas antes de cerrar el expediente.
3 campos para revisión -
09:25
El expediente queda completo y buscable
Cada documento entra al repositorio con sus datos, ligado a la persona correcta. El expediente responde preguntas por dato, sin que nadie lo abra documento por documento.
expediente actualizado
Antes, armar el expediente de cada ingreso tomaba toda la mañana entre carpetas. La diferencia no es archivar más rápido: es que el expediente ahora responde preguntas.
El recorrido
Del documento al expediente, sin captura
Un documento entra por donde ya trabajas. El núcleo de IA lo clasifica, extrae sus datos y mide la confianza de cada campo. El resultado sale hacia el repositorio que elijas.
El documento entra por multifuncional, escáner, correo o carga web; el núcleo de IA de ClicScan lo clasifica, extrae sus datos y mide la confianza de cada campo, orquestando los modelos Claude, Gemini, OpenAI y DeepSeek; el resultado sale hacia el destino que elijas: SharePoint, OneDrive, webhook o correo.
El expediente renombrado y sus datos salen en CSV, XML o JSON hacia el repositorio donde tu equipo los busca — por dato, no por carpeta.
Qué extrae ClicScan
Una identificación, en campos que puedes buscar
Cada campo llega con su nivel de confianza. Los que superan el umbral se archivan directo en el expediente; los dudosos se marcan para que un par de ojos los confirme.
Ejemplo: de una identificación de Jordan Rivera, ClicScan extrae el tipo de documento, el nombre, el tipo de identificación y las fechas de emisión y vencimiento, cada campo con su nivel de confianza; la fecha de vencimiento queda marcada para revisión.
Beneficios
Lo que cambia en tu operación
Alertas de vencimiento visibles en tus sistemas
expiry_date sale como campo, listo para que tu sistema o tu calendario dispare la alerta que necesites. Deja de vivir escondido dentro de una imagen.
Onboarding sin papeles perdidos
Cada documento de un nuevo ingreso se clasifica y renombra solo. Nadie persigue un escaneo borroso ni confirma a mano si el expediente quedó completo.
Auditorías sin pánico
Buscas por tipo de identificación, fecha de emisión o vencimiento, no por carpeta. El expediente responde antes de que la auditoría termine de preguntar.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos en recursos humanos
¿Detecta documentos vencidos?
ClicScan extrae expiry_date como un campo más de la identificación o el certificado, con su propio nivel de confianza, tal como aparece impreso en el documento. Lo que ClicScan no hace es avisarte por su cuenta cuando esa fecha se acerca o se cumple: no envía alertas ni notificaciones. Ese dato queda disponible como campo estructurado para que tu sistema, tu calendario o tu proceso de RRHH dispare el aviso que necesites, en el momento y por el canal que tú definas.
¿Qué identificaciones lee?
ClicScan reconoce identificaciones oficiales en general —pasaportes, identificaciones nacionales, licencias de conducir— sin depender de una plantilla fija por país o por formato. Tú defines en tu catálogo de tipos de documento qué identificaciones esperas recibir y qué campos importan de cada una, como national_id_type o la fecha de vencimiento. Cuando un documento no alcanza el umbral de confianza esperado, se marca para revisión humana en vez de darse por leído.
¿Cómo se protegen los datos personales?
Los documentos de cada expediente viajan cifrados en tránsito y se guardan cifrados en reposo. Cada organización ve solo lo suyo: el aislamiento entre cuentas es estricto, sin excepciones, y una bitácora registra quién vio qué y cuándo, útil el día que una auditoría pregunte qué pasó con el expediente de una persona. Tú eliges a qué conector y a qué destino salen los datos; no van a ningún lado que no hayas configurado. ClicScan trata la información personal de cada colaborador con esa misma reserva.
Que ningún expediente se quede a medias.
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